Privacyverklaring
Organisaties gebruiken Trellium om bij te houden wie ze begeleiden en wat dat oplevert. Daar horen persoonlijke en soms gevoelige verhalen bij. Hier lees je welke gegevens wij verwerken, waarom, waar ze staan en wat je rechten zijn.
Laatst bijgewerkt op 20 oktober 2026
1. Wie wij zijn
Trellium bestaat uit deze website (trellium.nl) en de app (app.trellium.nl). Verantwoordelijk voor de verwerkingen in deze verklaring is de onderneming achter Trellium, JV Ecommerce.
Vragen over privacy of een verzoek over je gegevens? Mail naar [email protected]. Trellium heeft geen functionaris voor gegevensbescherming; de eigenaar beantwoordt privacyvragen zelf.
2. Twee rollen
Bij Trellium zijn er twee soorten gegevens, met elk een andere verantwoordelijke.
Gegevens over mensen in begeleiding
Een organisatie legt in Trellium gegevens vast over de mensen die zij begeleidt en over haar begeleiders. Die organisatie bepaalt waarvoor en hoe zij die gegevens gebruikt, en is daarvoor verantwoordelijk. Trellium verwerkt ze alleen in opdracht van de organisatie, volgens een verwerkersovereenkomst die bij elk abonnement hoort.
Word je begeleid en wil je weten wat er over jou is vastgelegd, of wil je iets laten aanpassen of verwijderen? Neem dan contact op met de organisatie die jou begeleidt. Komt jouw verzoek bij ons binnen, dan sturen we het door en helpen we de organisatie bij het afhandelen.
Gegevens over onze klanten en bezoekers
Voor de accounts in de app, onze facturen, de mails die de app verstuurt, berichten aan ons en het meten van het gebruik van de app zijn wij zelf verantwoordelijk. Voor die gegevens geldt deze verklaring rechtstreeks.
3. Deze website
Op trellium.nl gebruiken we geen cookies, geen analyse en geen advertentiecodes. Je kunt de site bekijken zonder dat wij weten wie je bent.
- De site draait bij Cloudflare. Zoals elke webserver ziet Cloudflare technische gegevens van je bezoek, zoals je IP-adres en browser, om de site te tonen en te beveiligen.
- De letters van de tekst staan op ons eigen domein. Alleen het lettertype van de koppen komt van Adobe Fonts; daarbij ziet Adobe je IP-adres.
- Klik je op een mailknop, dan opent je eigen mailprogramma. Wat je ons mailt, lees je hieronder bij berichten aan ons.
4. De app
Wat wij zelf verwerken
| Gegevens | Van wie | Waar het vandaan komt |
|---|---|---|
| Naam, e-mailadres en wachtwoord, en wanneer je inlogde | Iedereen met een account | Jijzelf, bij aanmelden of via een uitnodiging |
| Rol in de organisatie en bij welke organisatie je hoort | Gebruikers | Bij aanmelden of uitnodigen |
| Uitnodigingen: e-mailadres, rol en of de uitnodiging is geaccepteerd | Wie wordt uitgenodigd | De persoon die uitnodigt |
| Gegevens van de organisatie: naam, logo, gekozen woorden, abonnement, proefperiode | De organisatie | De organisatie en Trellium |
| Factuurgegevens: naam van de organisatie, contactpersoon, factuuradres, e-mailadres voor facturen, bedragen en betaalstatus, en bij automatische incasso het rekeningnummer | Klanten | De klant, bij het afsluiten van een abonnement |
| Berichten die je ons stuurt, bijvoorbeeld via [email protected] | Wie ons mailt | Jijzelf |
| Gebruik en foutmeldingen van de app, alleen als je daar toestemming voor geeft | Ingelogde gebruikers | Zie analyse in de app |
| Technische gegevens bij een bezoek, zoals IP-adres, browser en tijdstip | Bezoekers | Automatisch, in de logboeken van onze hostingpartijen |
Wat de organisatie vastlegt
Organisaties kunnen in Trellium vastleggen: deelnemers (naam, leeftijd, woonplaats, status), begeleiders, trajecten, doelen, gespreksverslagen, documenten, bijeenkomsten met aanwezigen en foto's, en succesverhalen. Een organisatie kiest zelf wat zij opschrijft. In vrije tekst kan dus ook gevoelige informatie staan. Wij behandelen alles wat een organisatie vastlegt als vertrouwelijk en gebruiken het alleen om de dienst te leveren.
Een gespreksverslag staat standaard op intern: de persoon zelf ziet het alleen als de begeleider het deelt. Een succesverhaal wordt alleen buiten de organisatie gedeeld als de persoon daar toestemming voor gaf, en bij het exporteren kan de naam worden afgeschermd.
Mail vanuit de app
De app stuurt mails voor uitnodigingen, een welkomstbericht, het herstellen van je wachtwoord, en herinneringen aan de eigenaar van een organisatie over de proefperiode. Daarin staan je naam, je e-mailadres en de naam van de organisatie.
5. Waarom wij gegevens gebruiken
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Je account aanmaken, inloggen en de app leveren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Uitnodigingen, welkomstmail, wachtwoordherstel en mails over de proefperiode | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturen maken en de administratie bijhouden | Uitvoering van de overeenkomst en de wettelijke bewaarplicht |
| Beveiliging, misbruik voorkomen en storingen oplossen | Gerechtvaardigd belang: een veilige en werkende dienst |
| Vragen beantwoorden en hulp geven | Uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang |
| Meten hoe de app wordt gebruikt en fouten opsporen | Jouw toestemming |
| Gegevens die een organisatie over haar deelnemers vastlegt | Bepaalt de organisatie; wij verwerken ze in haar opdracht |
Wij verkopen geen gegevens, gebruiken ze niet voor advertenties en maken er geen profielen van.
6. Met wie wij werken
Voor een aantal onderdelen werken wij met andere bedrijven. Zij verwerken gegevens alleen voor ons en volgens afspraken over beveiliging en geheimhouding.
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Supabase | Database, inloggen en opslag van bestanden en foto's | Europese Unie |
| Vercel | Hosting van de app | Serverfuncties in Frankfurt |
| Resend | Mail die de app verstuurt | Europese Unie (Ierland) |
| PostHog | Gebruik en foutmeldingen van de app, alleen met toestemming | Europese Unie |
| Moneybird | Facturen | Nederland |
| Cloudflare | Hosting van deze website, domein, doorsturen van mail en de beveiligingscheck bij aanmelden | Wereldwijd netwerk, Amerikaans bedrijf |
| Google (Gmail) | Ontvangen en beantwoorden van mail aan [email protected] | Amerikaans bedrijf |
| Adobe Fonts | Het lettertype van de koppen, op de site en in de app | Amerikaans bedrijf |
Wij geven gegevens alleen aan anderen als de wet ons daartoe verplicht.
7. Buiten de EU
De gegevens die organisaties in de app vastleggen staan in de Europese Unie. Cloudflare, Google en Adobe zijn Amerikaanse bedrijven; bij hen kunnen technische gegevens, zoals een IP-adres, of mail aan ons buiten de EU terechtkomen. Dat gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
8. Analyse in de app
Om te zien waar de app beter kan en om fouten op te sporen, gebruiken we PostHog. Dat gebeurt alleen als je daar in de app toestemming voor geeft.
- Voordat je kiest, gaat er niets naar PostHog. Weigeren is net zo makkelijk als toestaan.
- Geef je toestemming, dan leggen we een willekeurig nummer vast in plaats van je naam of e-mailadres, plus wat je doet, zoals "doel aangemaakt" of "rapport geëxporteerd", en technische foutmeldingen. Namen, verslagen, bestanden en andere inhoud sturen we nooit mee.
- We gebruiken daarvoor geen cookies, nemen geen schermen op en registreren niet automatisch elke klik. Alleen je keuze wordt in je browser onthouden.
- Je kunt je keuze altijd wijzigen of intrekken op app.trellium.nl/analyse, ook zonder in te loggen. Intrekken heeft geen gevolgen voor het gebruik van de app.
9. Hoe lang wij bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Gegevens over deelnemers | Bepaalt de organisatie. Zij stelt in de app een bewaartermijn in voor afgeronde trajecten en kan deelnemers volledig verwijderen. |
| Documenten van een afgerond traject | 30 dagen na het afronden, daarna worden ze verwijderd. In de app staat tot wanneer. |
| Een proef die niet doorgaat | Alles blijft bewaard en leesbaar, zodat je later alsnog kunt doorgaan of exporteren. Wil je dat we alles verwijderen, mail ons dan. |
| Accounts en gegevens van een organisatie die opzegt | Tot 3 maanden na het einde van het abonnement, zodat er nog geëxporteerd kan worden. Daarna verwijderen we alles. |
| Facturen en administratie | 7 jaar, omdat de wet dat vraagt. |
| Berichten aan ons | Tot 2 jaar na het laatste contact. |
| Analyse in de app | Maximaal 12 maanden. Trek je je toestemming in of vraag je om verwijdering, dan verwijderen we ook deze gegevens. |
10. Beveiliging
- Elke organisatie ziet alleen haar eigen gegevens. Dat is in de database afgedwongen, niet alleen op het scherm.
- Een begeleider ziet alleen de mensen die aan hem gekoppeld zijn. Wie begeleid wordt, ziet alleen het eigen traject.
- Alle verbindingen zijn versleuteld.
- Als beheerder van het platform kunnen wij een organisatie openen, bijvoorbeeld bij een vraag om hulp. Dat wordt altijd vastgelegd.
Geen enkel systeem is helemaal zonder risico. Gaat er toch iets mis met gegevens, dan melden we dat aan de betrokken organisaties en, als dat nodig is, aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Jouw rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten aanpassen of verwijderen, de verwerking te laten beperken, je gegevens mee te nemen, en bezwaar te maken. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken.
- Gaat het om je account, facturen of berichten aan ons? Mail naar [email protected]. We reageren binnen een maand en kunnen je vragen te laten zien dat het om jou gaat.
- Gaat het om wat er in een traject over jou is vastgelegd? Neem contact op met de organisatie die jou begeleidt. Wij helpen haar bij het afhandelen.
12. Een klacht
Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
13. Wijzigingen
Als we deze verklaring aanpassen, staat de nieuwe datum bovenaan. Gaat het om een belangrijke wijziging, dan laten we het klanten ook per mail weten.
Werk je met Trellium en wil je de verwerkersovereenkomst ontvangen? Mail naar [email protected].